Eventos não
Em 2017, após um bom descanso, das Olimpíadas do Rio 2016, minha amiga Akemi me ligou e me perguntou se eu poderia ajudar na organização do Fórum Mundial da Agua. Um evento, completamente fora do setor esportivo, concentrado num mundo de muita pesquisa. Então, aceitei o desafio, e fui contratada pela ADASA, órgão do Governo do Distrito Federal, responsável, por parte da organização deste evento.
O evento foi organizado pela ANA – Agencia Nacional de Água, órgão do Governo Federal e ADASA – Agência Reguladora de Águas, Energia e Saneamento do Distrito Federal.
Minha missão era integrar os órgãos do Governo do Distrito Federal, para apoiar, participar e ajudar na organização do evento.
A primeira tarefa foi conhecer a Matriz de Responsabilidade, ou seja, quem é responsável, por que setor.
Depois iniciamos reuniões com cada órgão do GDF, explicando como cada um deles deveria e poderia participar do evento.
Foi uma ação governamental, com nível internacional.
A ADASA, responsável por receber o evento em Brasília, atuou nos seguintes seguimentos:
1. SEGURANÇA
Reunimos com todos os órgãos responsável pelo Setor de Segurança do Distrito Federal e explicamos todo o evento, quando, como iria ser realizado o evento;
A participação de vários Países e a Segurança para Presidentes e Representantes do corpo diplomático.
2. INSTALAÇÕES E LOCAIS PARA RECEBER O EVENTO
Estacionamento do Estádio Mané Garrincha
Parte do Mané Garrincha
Centro de Convenções
3. INTEGRAÇÃO DOS ÓRGÃOS PARA APOIO E PARTICIPAÇÃO NO EVENTO
Comunicamos todos os órgãos do GDF sobre a realização do evento;
Verificamos e convidamos os órgãos que gostariam de participar do Stand técnico do GDF e da Vila Cidadã
4. PREPARAÇÃO PARA RECEBER O EVENTO
Entramos em contato com órgãos do GDF, Secretaria de Turismo, para ornamentação a cidade para receber o evento.
Reunimos com o aeroporto, para organizar a recepção dos participantes do Fórum
5. VILA CIDADÃ e o STAND DO GDF NA FEIRA
Para a VILA CIDADÃ, preparamos stands onde os órgãos do GDF, poderiam apresentar seus trabalhos
Para a FEIRA, foi montado um STAND onde foram apresentados os trabalhos técnicos do GDF, para os participantes do Fórum.
6. APOIO ÀS AÇÕES DA ANA
Integramos órgãos do GDF, como a Secretaria de Educação, para a captação de voluntários de línguas estrangeiras para trabalhar na recepção do Aeroporto e setor de palestras do Fórum;
Reuniões com IFB – Instituto Federal de Brasília, para ampliar a captação de voluntários, dos seus cursos técnicos.
GRANDE DESAFIO
Neste evento aprendi ainda mais:
1. A importância de organizar uma equipe coesa e comprometida com o evento. Não havia o mais experiente ou menos. Aprendemos e crescemos juntos.
2. Estar perto dos parceiros, trocar o máximo de informações possível.
3. Administrar conflitos, incrível como gastamos muito tempo neste setor.
4. Manter reuniões periódicas, para que o grupo não perca o foco.
5. Buscar especialistas. Não queira fazer tudo, o melhor é dividir a tarefa e monitorar.
6. Escute, escute todos, algumas ideias que podem parecer malucas, fora de foco, muitas vezes, é dessas ideias que surgem as soluções.
7. Mantenha sua equipe atualizada, todos devem estar preparados para dar informações.
8. A convivência com o pessoal da ANA, foi um grande aprendizado, infelizmente só fomos nos reunir quase no fim do processo.
9. Tenha calma e mantenha o foco, existem mais pessoas para torcer contra do que a favor.
10. Tome decisões, nem sempre vai acertar, mas alguém tem que começar. Seja você.
11. Manter a ADASA, incluída, atualizada, foi a melhor decisão. Desta forma conseguimos o apoio de muitos.
12. Mais uma vez, o Mascote fez toda diferença, ficou um legado.
13. Hierarquias mantidas, mas prejudicou muito uma melhor organização do evento, tínhamos muito mais para contribuir.
14. Não siga muito as regras, nem seus superiores, seja coerente, mas sobretudo tenha coragem de decidir.
CONCLUSÃO
Foi uma ação Governamental de grande porte. A Dream Factory, empresa contratada pela ANA, fez um trabalho impecável.
A integração do Governo com a iniciativa privada é um gargalo a ser melhorado. A iniciativa privada tem mais flexibilidade de ação, o setor público exige uma hierarquia que não funciona bem. Pode ser um facilitar, quando a Administração tem interesses, mas se torna uma barreira, quando existe desinteresse na ação.
Aprendi muito, e fiz grandes amigos.
